Wat betekent de fiscale bewaarplicht voor zakelijke rijders of ondernemers?

18-11-2018

Regelmatig lezen we in het nieuws over boetes of naheffingen voor zakelijke rijders die teveel kilometers hebben gemaakt. Dit zijn vaak zaken van vele jaren geleden, die anno 2018 pas worden aangepakt. Dit heeft te maken met de fiscale bewaarplicht. Hoe zit dit precies en wat betekent het voor u als zakelijke rijder? Accredis neemt het onder de loep!


De fiscale bewaarplicht

Op de site van De Belastingdienst lezen we dat er 7-jarige fiscale bewaarplicht geldt voor ondernemers. Deze bewaarplicht geldt voor een aantal onderdelen van de administratie, waaronder de loonadministratie, rittenregistratie. Voor particulieren raadt De Belastingdienst aan om in ieder geval van de laatste 5 jaar de administratie te bewaren. Dit komt omdat de fiscus tot 5 jaar belasting mag navorderen. 

Rittenregistratie en de fiscale bewaarplicht

Een inspecteur van De Belastingdienst mag in feite tot 7 jaar terug gegevens opvragen uit de administratie. Dit geldt ook voor een rittenregistratie. Helaas kunnen veel DGA's en ZZP'ers meepraten over een controle op een rittenregistratie van enkele jaren geleden. Het verklaren van een specifieke rit waar vragen over worden gesteld is dan in de praktijk onmogelijk.

Wat betekent dit voor u?

Het maakt niet uit of u ondernemer bent of werknemer en zakelijke rijder: wanneer u zelf uw rittenregistratie regelt moet u rekening houden met de fiscale bewaarplicht van 7 jaar. Zorg dus te allen tijde voor een rittenregistratie die inzichtelijk blijft tot 7 jaar. 

Omgaan met de fiscale bewaarplicht

Om ervoor te zorgen dat u voldoet aan de fiscale bewaarplicht zijn er een aantal dingen die u kunt doen:

  • Houd zelf een papieren of digitale administratie bij van de afgelopen jaar, of maak gebruik van een betrouwbare oplossing als Accredis Next die dit voor u doet;
  • Zorg voor zekerheid wanneer u kiest voor een ritregistratiesysteem. Zo bent u met de escrow-regeling van Accredis (PDF) zelfs bij een onverhoopt faillisement zeker dat u kunt blijven voldoen aan de fiscale bewaarplicht;
  • Maakt u gebruik van een ritregistratiesysteem? Zorg ervoor dat De Belastingdienst geen vragen kan stellen over de juistheid hiervan. Dit kan door gebruik te maken van een ritregistratiesysteem met een keurmerk.

De meeste boetes worden uitgedeeld voor rittenregistraties die al jaren geleden zijn opgesteld. Voorkom dat u hier gezeur mee krijgt en maak gebruik van een betrouwbaar ritregistratiesysteem waarmee u kunt voldoen aan de fiscale bewaarplicht. Neem voor meer informatie contact op met een van onze mensen of vraag direct een vrijblijvende offerte aan.

Accredis Next Keurmerk RitregistratiesystemenBVLR Certified MemberCollege Bescherming PersoonsgegevensBelastingdienst over bijtellingEscrow regeling ritregistratie

ACCREDIS

Accredis zet zich sinds 2001 vol passie in om voor u de meest geavanceerde gps-oplossingen te bedenken en te implementeren. We zijn hierbij overtuigd van de bijdrage die we leveren aan de efficiëntie en veiligheid in het verkeer. 

Contact

Marssteden 72
7547 TD Enschede
  +31 53 434 11 21
  +31 53 434 56 63

Digitale Tachograaf

Automatisch uitlezen en track & trace van digitale tachografen.

Objectbewaking

GPS tracker, met beveiliging en draaiurenmeter.