Wat betekent de fiscale bewaarplicht voor zakelijke rijders of ondernemers?

De fiscale bewaarplicht

Op de site van De Belastingdienst lezen we dat er 7-jarige fiscale bewaarplicht geldt voor ondernemers. Deze bewaarplicht geldt voor een aantal onderdelen van de administratie, waaronder de loonadministratie, rittenregistratie. Voor particulieren raadt De Belastingdienst aan om in ieder geval van de laatste 5 jaar de administratie te bewaren. Dit komt omdat de fiscus tot 5 jaar belasting mag navorderen.

Rittenregistratie en de fiscale bewaarplicht

Een inspecteur van De Belastingdienst mag in feite tot 7 jaar terug gegevens opvragen uit de administratie. Dit geldt ook voor een kilometerregistratie. Helaas kunnen veel DGA’s en ZZP’ers meepraten over een controle op een rittenregistratie van enkele jaren geleden. Het verklaren van een specifieke rit waar vragen over worden gesteld is dan in de praktijk onmogelijk.

Wat betekent dit voor jou?

Het maakt niet uit of je ondernemer bent of werknemer en zakelijke rijder: wanneer je zelf jouw rittenregistratie regelt moet je rekening houden met de fiscale bewaarplicht van 7 jaar. Zorg dus te allen tijde voor een rittenregistratie die inzichtelijk blijft tot 7 jaar.

Omgaan met de fiscale bewaarplicht

Om ervoor te zorgen dat je voldoet aan de fiscale bewaarplicht zijn er een aantal dingen die je kan doen:

• Houd zelf een papieren of digitale administratie bij van de afgelopen jaar, of maak gebruik van een betrouwbare oplossing als Accredis Next die dit voor je doet;
• Zorg voor zekerheid wanneer je kiest voor een ritregistratiesysteem. Zo ben je met de escrow-regeling van Accredis (PDF) zelfs bij een onverhoopt faillisement zeker dat je kan blijven voldoen aan de fiscale bewaarplicht;
• Maak je gebruik van een ritregistratiesysteem? Zorg ervoor dat De Belastingdienst geen vragen kan stellen over de juistheid hiervan. Dit kan door gebruik te maken van een ritregistratiesysteem met een keurmerk.

De meeste boetes worden uitgedeeld voor rittenregistraties die al jaren geleden zijn opgesteld. Voorkom dat je hier gezeur mee krijgt en maak gebruik van een betrouwbare ZZP kilometerregistratie waarmee je kan voldoen aan de fiscale bewaarplicht. Neem voor meer informatie contact op met een van onze mensen of vraag direct een vrijblijvende offerte aan.