De fiscale regels voor zakelijk rijden lijken voortdurend te wijzigen. Wanneer u niet op de hoogte bent van de actuele regelgeving en geen sluitende kilometeradministratie voert loopt u veel risico. Voordat u het weet bent u lijdend voorwerp in een tijdrovend boekenonderzoek van de Belastingdienst. Met de onderstaande eisen van de belastingdienst en tips van Accredis bent u op de hoogte van alle regels en eisen van de fiscus en kan u niets meer misgaan.
Wanneer u ervoor kiest geen privégebruik van de auto te maken dan dient u te kunnen bewijzen dat u op kalenderjaarbasis niet meer dan 500 privékilometers hebt gemaakt. Met een gecertificeerde rittenregistratie bent u hier van verzekerd. In deze registratie dient u conform de eisen van de belastingdienst het merk-, type- en kenteken van de auto te vermelden. Tevens geeft u aan in welke periode u de auto tot uw beschikking had en dient u een volledig overzicht te kunnen overleggen van alle ritgegevens.
Wanneer u ’s ochtends voordat u naar uw werk gaat uw kind naar school brengt, dient u naast de datum en kilometerstanden ook te vermelden op welk adres u bent vertrokken en u bent aangekomen. Verder vermeldt u de route die u heeft gereden en hoeveel kilometers u om moest rijden voor de rit langs school. Gaat u tijdens uw werkdag langs een klant, dan dient u zowel de rit naar de klant als de rit terug richting kantoor weer apart mee te nemen in uw administratie. U noteert voor deze dag dus 4 ritten; de rit richting uw werk (inclusief omrijkilometers langs school), de rit naar de klant, de rit terug naar kantoor en de rit van kantoor richting huis. Dit doet u voor alle ritten die u maakt en dient u te allen tijde aan de belastingdienst te kunnen overhandigen. Dit is allemaal belangrijk bij de juiste kilometerregistratie.
Met het rittenregistratiesysteem van Accredis worden al uw ritten automatisch bijgehouden en kunt u gemakkelijk aangeven of uw ritten privé of zakelijk waren. Zo voorkomt u fouten in uw administratie en de bijbehorende problemen met de belastingdienst. Het systeem beschikt over het Keurmerk Ritregistratiesytemen en voldoet aan alle eisen van de belastingdienst. Deze zijn opgenomen in het Normenkader RRS.
In het voorjaar van 2012 heeft de Belastingdienst, met de BVLR en de VZR een RRS Normenkader opgesteld waaraan rittenregistratiesystemen moeten voldoen. In dit RRS normenkader wordt op gebied van veiligheid, werking, opslag, wijzigingen en gebruik strenge eisen gesteld aan rittenregistratiesystemen. Al deze normen zijn in onze nieuwste systemen doorgevoerd zodat de rapportages voldoen aan de fiscale eisen om in aanmerking te komen voor het verlichte regime. Het aan ons verleende Keurmerk RRS is mede gebaseerd op dit normenkader. Heb je een systeem met een keurmerk, dan val je dus onder dit verlichte regime. Dit betekent tegelijkertijd ook dat systemen zonder dit keurmerk, zoals veel gratis mobiele apps, niet fiscaal sluitend zijn en dus streng zullen worden gecontroleerd door de fiscus.
